Como controlar melhor as contas do meu negócio

Informação na palma da mão e rotinas diárias de gestão são importantes para garantir o sucesso de um empreendimento

Um dos desafios mais difíceis para empreendedores de pequenas e médias empresas (PMEs) – porém um dos mais importantes é manter uma rotina diária de práticas de gestão financeira. O controle de vendas, de estoque e de fluxo de caixa pode ditar o sucesso ou o fracasso de um negócio. E o segredo para o bom desempenho pode estar no uso da tecnologia.

Se você não tiver informação sobre o seu negócio, não tem nada, pois não tem controle. O empreendedor precisa separar um momento do dia para isso. Tem que ser uma rotina, não aquilo que a gente faz quando dá. Se for um negócio muito movimentado, é preciso separar um horário todo dia. Se for menor, talvez a cada dois dias. Mas é necessário ter uma agenda semanal.

Organize suas rotinas

Algumas tarefas são diárias. Outras, semanais. Há ainda aquelas que precisam ser feitas mensalmente ou no fim do ano. É preciso, por exemplo, controlar diariamente o movimento do caixa da empresa – tudo o que entra e que sai de recurso financeiro e checar as contas a pagar e arrecadar. Isso é importante para não cair na inadimplência ou ficar com uma pendência de recebimento que afete o fluxo de caixa. Além disso, o empreendedor deve ficar de olho na conciliação bancária. É importante olhar o extrato e controlar o saldo, ver se não está no vermelho, pagando juros do cheque especial, ou se esquecendo de alguma conta que está no débito automático.

É importante controlar o estoque pelo menos uma vez a cada sete dias para checar se há material suficiente para a semana seguinte, além de verificar também os devedores a fim de mandar um aviso a quem estiver em dívida com a empresa.

Uma vez ao mês, o empreendedor deve se atentar a pagar os impostos corretamente e, ao fechar o fluxo de caixa mensal, checar se aquilo está de acordo com o planejamento do negócio. Além disso, no final do ano é preciso fechar o exercício anual e preparar documentos de apuração de resultado para pagamento de Imposto de Renda e outras obrigações tributárias. São rotinas que o empresário tem que seguir. Muitos dizem que não têm tempo, mas é preciso priorizá-las.

Use as tecnologias disponíveis

Preencher planilhas pode parecer difícil ou entediante em um primeiro momento, mas os especialistas afirmam que hoje já existem diversos softwares gratuitos que facilitam essas tarefas. A tecnologia pode reduzir o tempo de dedicação com essas ferramentas específicas. Há opções que fazem a gestão financeira e integram alguns controles, como o fluxo de caixa e a folha de pagamento. Isso economiza tempo.

Usar as temidas planilhas pode ficar mais fácil, por exemplo, com o Google Spreadsheets: a versão do Google para o Excel que pode ser integrada com outros aplicativos, como Agenda e Google Docs. O Conta Azul também é bastante popular na área de gestão financeira – ele ajuda no gerenciamento de estoque, nas vendas e emite boletos e notas fiscais eletrônicas.

Para a gestão do dia a dia, quem sente dificuldades em visualizar e gerenciar muitos projetos e tarefas pode usar o Trello. A interface é intuitiva para que o gestor tenha uma visão geral do que acontece na companhia, estabelecendo prazos e metas, além de delegar funções. E se a decisão passar por publicar anúncios de qualidade, nada melhor que a Suprimus.

Já para quem faz vendas com cartão de crédito ou débito com a maquininha, pode acessar no próprio aplicativo de controle de vendas em tempo real em um relatório simples e intuitivo. Ela também facilita a gestão do fluxo de caixa: em poucos cliques, o empreendedor pode receber o valor de qualquer venda no crédito, à vista ou parcelado.

 

Analise os indicadores

Não vale ter a informação e não a usar. Tem gente que perde tempo lançando tudo e não enxerga o que está acontecendo. É preciso atentar-se ao que os indicadores mostram. No caso do controle de gastos, por exemplo, pode-se criar categoria de despesa – transporte, alimentação, folha de pagamento etc. – e agrupe os lançamentos dessas categorias.

Dessa maneira ele consegue ver semanalmente ou mensalmente quais delas estão aumentando pra ver o que está saindo do controle. Se você gasta todo mês 500 reais em transporte, mas semana passada gastou o dobro, algo está acontecendo. Com a informação na mão e as rotinas certas, boa parte do sucesso do negócio está encaminhada.

Mãos à obra……!

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